Ogni giorno si creano e si ricevono grandi quantità di documenti fiscali e contabili, che occorre conservare a norma di legge e gestire: un’attività che costa tempo e risorse.
Per i documenti creati in azienda – ad esempio fatture a clienti – , si può evitarne la stampa creando delle immagini. Per i documenti che si ricevono – ad esempio fatture da fornitori -, occorre passarli allo scanner ottenendo delle immagini. Oggi è possibile limitare la carta solo agli usi operativi temporanei, per poi distruggerla e smaltirla!
Periodicamente basta creare dei “lotti” di documenti ai quali apporre la marca temporale e la firma digitale del Responsabile della Conservazione Digitale.
Il sistema documentale adottato, come anche il semplice sistema di cartelle condivise, consente la ricerca di documenti digitali, risparmiando il tempo di accesso agli archivi cartacei.
La validità del documento digitale è completa, al pari del normale documento cartaceo, con possibilità di utilizzo sia verso terzi – giudizio – , sia verso le Amministrazioni dello Stato. Liberi da faldoni, cartelle e raccoglitori, le aziende possono ridurre i costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione; gli uffici guadagnano spazio per nuovi utilizzi! Da non dimenticare infine, oltre al risparmio economico, il beneficio più nobile: la riduzione dell’impatto ambientale!
