Conservazione Sostitutiva dei Documenti

Il processo di Conservazione Digitale Sostitutiva dei documenti può essere realizzato con diverse metodologie:

# Conservazione in house

# Conservazione in outsourcing

# Conservazione in full outsourcing

Per ciascuna metodologia o approccio, Arancia-ICT ha definito una specifica offerta di prodotti e servizi il cui costo viene fornito a preventivo in base ad una preliminare definizione dei requisiti (check-up).

Conservazione in house

Soluzione standard

Per le imprese di piccole-medie dimensioni o, comunque, con esigenze che definiamo “standard”, Arancia-ICT propone la fornitura di una soluzione composta da:

Server Documentale, opportunamente configurato e da inserire nell’infrastruttura informatica del Cliente. Il Server Documentale proposto può essere composto sia da hardware che software oppure solo software: in questo caso si parla di server virtuale
Manuale della Conservazione Sostitutiva
Corso per il Responsabile della Conservazione Sostitutiva

Il Server Documentale mette a disposizione degli utenti:

ALFRESCO, soluzione di tipo “open source” e quindi senza costi di licenza, fra le più diffuse al mondo per la gestione dei documenti, opportunamente configurato in base alle esigenze del cliente
HATIMATIC: Printer Server Virtuale, realizzato da Arancia-ICT, che si interfaccia con le postazioni di lavoro degli utenti
Modulo Conservazione Sostitutiva che risolve quanto previsto dalla normativa vigente (creazione lotto di conservazione, marcatura temporale e firma digitale, creazione dell’impronta, etc..)

I suddetti componenti diventano soluzione attraverso l’erogazione di servizi professionali di tipo specialistico: analisi e formalizzazione dei requisiti, configurazione del software, formazione e addestramento, tele-assistenza.

Soluzione personalizzata

Per le Imprese con particolari esigenze Arancia-ICT propone la realizzazione di un progetto integrato per la definizione in azienda del processo di gestione documentale e conservazione sostitutiva, attraverso i seguenti passi:

Check-up gratuito per la definizione dei tempi e dei costi di progetto
Analisi di fattibilità e progettazione esecutiva; integrazione della conservazione digitale con i sistemi informatici aziendali in uso
Realizzazione, eventuale fornitura di prodotti hardware e software, servizi di formazione e assistenza all’avviamento
Manutenzione e assistenza nel tempo

Conservazione in outsourcing di base

Con questo sistema, simile alla conservazione in house standard, il Responsabile della Conservazione Sostitutiva diventa Arancia-ICT. I documenti digitali rimangono presso il Cliente e Arancia-ICT svolge le attività dai propri uffici, attraverso collegamenti telematici.

L’impatto per il Cliente è estremamente ridotto:

una tantum, configurare uno speciale dispositivo di stampa fornito da Arancia-ICT per l’interfaccia con HATIMATIC (Printer Server Virtuale);
stampare il documento che si vuole sottoporre a conservazione sostitutiva usando la speciale stampante.

Il sistema provvede a memorizzare il documento e le relative chiavi di ricerca in una particolare “cartella” che periodicamente (es. ogni 10 giorni) viene copiata sul server di Arancia-ICT. In base alla tipologia di documento e al relativo contratto di servizio, il Responsabile della Conservazione di Arancia-ICT provvede a tutti gli adempimenti di legge: creazione lotto, marca temporale e firma digitale, trasmissione impronta all’Agenzia delle Entrate (ove previsto), copia su supporto ottico.