PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è un particolare tipo di posta elettronica prevista dalla normativa italiana per l’invio di e-mail di cui sono garantite l’invio, la consegna e l’integrità: da qui la valenza legale della PEC, equiparabile a un messaggio di posta raccomandata con avviso di ricevimento.

La PEC è basata su particolari caselle appartenenti a domini DNS di Posta Certificata a cura di Gestori Accreditati da AgID – Agenzia per l’Italia Digitale,in base al rispetto dei canoni stabiliti per legge al fine di preservare tutte le caratteristiche del servizio.

Nel processo di scambio di messaggi PEC, che può avvenire solo tra caselle PEC, sono coinvolti: il mittente, il gestore del mittente, il gestore del destinatario e il destinatario secondo il flusso di attività in figura (Università degli studi di Perugia, La PEC – Posta Elettronica Certificata, Prof. Stefano Bistarelli).Conservazione Pec

Tale flusso consente di “certificare” l’invio e la ricezione della PEC, poiché il gestore di posta del mittente fornisce una ricevuta firmata digitalmente che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore del destinatario invia la ricevuta, firmata digitalmente, di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale.

Di tali attività il gestore ne tiene traccia presso i propri LOG (registri informatici delle operazioni relative alle trasmissioni effettuate mediante posta elettronica certificata) di cui ha l’obbligo di conservazione per trenta mesi (DPR 11 febbraio 2005, n.68 – Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.).

E dopo i trenta mesi cosa succede? Il gestore non ha nessun obbligo!

Non esiste nessun obbligo di conservazione neanche nei confronti del mittente/destinatario della PEC, infatti “nell’ordinamento giuridico non esistono delle norme specifiche sulla conservazione a norma della Posta Elettronica Certificata” (come chiarito da AgID come FAQ già dal 31 ottobre 2013).

Perché conservare le PEC a norma?

Perché la stampa di un messaggio PEC, con le relative ricevute, NON HA VALORE LEGALE, non è una prova dell’invio/ricezione di una determinata comunicazione! HA VALORE LEGALE solamente la firma elettronica del gestore di PEC apposta sul messaggio e sulle ricevute. Tale firma può essere visualizzata solo sul file elettronico “originale”. La validità di tale firma, però, è limitata ai trenta mesi. La conservazione digitale è dunque l’unico mezzo per garantire la continua disponibilità di una copia non alterabile del messaggio in forma elettronica e della relativa firma.

Si ricorda  anche che la PEC è un documento nativamente informatico e come tale, secondo l’art. 43, comma 3 del CAD, deve essere conservato necessariamente in formato elettronico.