impreseSoluzioni agili, sostenibili e configurate su misura per ogni tipo di impresa, per dimensione (micro-piccole-medie-grandi) o per settore (industriale, commerciale, servizi):

Alla data, le imprese private sono obbligate unicamente alla gestione digitale, e relativa conservazione, delle fatture emesse nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni. Ma il passaggio ad una gestione digitale dell’impresa è un’opportunità che consente di cogliere alcuni importanti benefici:benefici_digitalizzazione

  • Efficienza operativa con la riduzione/abolizione di attività a basso valore aggiunto e il conseguente recupero di tempo delle risorse umane che possono dedicarsi ad attività a valore aggiunto per l’impresa
  • Riduzione dei costi, sia nel risparmio di apparati e materiali per la stampa, sia nel risparmio di spazi-archivio, ma soprattutto nella riduzione del lavoro amministrativo

Le aree applicative oggetto di interventi e orientati all’efficienza operativa e alla riduzione dei costi riguardano, ad esempio:

  • ciclo attivo: ordini, fatture, fatture al banco, documenti di trasporto
  • ciclo passivo: fatture passive e relativi allegati
  • dipendenti: buste paga, timesheet, fogli presenza, nota spese e relativi giustificativi
  • libri e registri: LUL, libro giornale, registri IVA, partitari, etc.
  • richieste d’acquisto di beni e servizi
  • protocollo documenti ingresso/uscita/interno
  • pec (posta elettronica certificata)

 

I documenti rilevanti ai fini fiscali e tributari, com’è noto, devono essere conservati per 10 anni. Fino a ieri, era necessario stampare e conservare il cartaceo.
Da diversi anni, ormai, le normative nazionali e le tecnologie informatiche di supporto consentono:

  • la dematerializzazione, ovvero la trasformazione dei documenti cartacei in documenti digitali attraverso la scansione. Tali documenti vanno poi sottoposti a conservazione sostitutiva, e il cartaceo può anche essere inviato al macero;logo-conservazionenoproblem-def
  • la gestione digitale “pura”, ovvero la gestione di documenti di cui non è necessario produrre il cartaceo o, in alcuni casi, il cartaceo non ha valore. Ad esempio le fatture elettroniche alla PA, le PEC, i documenti firmati digitalmente. Tali documenti vanno poi sottoposti a conservazione digitale.

La conservazione sostitutiva e la conservazione digitale sono regolate dal medesimo sistema di leggi e regole tecniche.

PER LE IMPRESE PIÙ SEMPLICI

Per passare alla conservazione sostitutiva e/o digitale a norma, spesso sono sufficienti pochi accorgimenti operativi. Ad esempio, per evitare la stampa e la conservazione dei documenti prodotti dal gestionale usato in azienda è sufficiente:

  • acquistare da Arancia-ICT, conservatore accreditato AgID, il servizio “in cloud” di conservazione digitale, ottenendo il manuale di conservazione personalizzato per i propri documenti. In funzione delle dimensioni, il servizio ha un costo di qualche centinaio di euro all’anno;banner_arancia
  • acquistare da Arancia-ICT un pacchetto di ore di consulenza e formazione per il supporto operativo (10 ore sono più che sufficienti);
  • conferire i documenti alla piattaforma di conservazione attraverso semplici upload di file in formato PDF (ma si possono concordare anche altri formati). Il conferimento (invio del cosiddetto Pacchetto di Versamento) può essere fatto anche solo 1 volta all’anno, o in base a tempistiche operativamente più convenienti e per tipologia di documenti.

Non occorre nient’altro: niente firme digitali, niente marche temporali. Arancia-ICT si fa carico di tutto quanto è necessario per lo svolgimento del servizio. Con una spesa minima si ottengono alcuni straordinari benefici:

  • risparmio costi di stampa e di spazio per l’archiviazione del cartaceo;
  • conservazione documenti a norma di legge per 10 anni;
  • copia di sicurezza (backup) dei documenti aziendali rilevanti, memorizzati nel rispetto della privacy sia presso il data-center di Arancia-ICT, sia duplicati presso il data center IBM di Milano con cui Arancia-ICT ha stipulato un contratto di servizio per il disaster recovery come previsto dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Arancia-ICT Srl è il partner affidabile per il passaggio al digitale in modo sostenibile. La Società è accreditata all’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) come conservatore documentale a norma. È associata ANORC fin dal 2008. Ha attuato e mantiene i seguenti sistemi volontari di gestione: Sistema di Gestione Qualità, conforme alla norma UNI EN ISO 9001:2008 e Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni, conforme alla norma UNI CEI ISO/IEC 27001:2014.

PER LE IMPRESE PIÙ COMPLESSE

Naturalmente, in luogo del semplice upload di file, la fase di conferimento dei documenti può essere automatizzata, laddove necessario per i volumi di documenti, attraverso l’integrazione con il gestionale che produce i documenti. E ulteriori benefici possono essere colti attraverso la rivisitazione delle procedure operative. Inoltre, i prodotti software di Arancia-ICT, oltre che “in cloud” possono essere installati presso l’infrastruttura del Cliente.

Particolare attenzione va posta ai documenti che prevedono firme autografe (es. la fattura al banco). In questi casi è necessario intervenire nell’applicazione utilizzata al banco, introducendo ad esempio l’acquisizione della firma del cliente a mezzo di tablet o specifici dispositivi per l’acquisizione della firma grafometrica.

Per risolvere le esigenze delle imprese più complesse è possibile avvalersi sia del portafoglio prodotti software di Arancia-ICT, che delle soluzioni open source di cui Arancia-ICT ha competenza.

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Per saperne di più, invia un quesito al team di specialisti Arancia-ICT

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