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Progettare Digitale

Con la definizione Conservazione Sostitutiva s’intende l’insieme di norme e di tecniche di natura informatica per dare validità legale a documenti originariamente cartacei (o, più in generale “analogici”) e garantire nel tempo questa validità, equiparando così i documenti cartacei a quelli digitali.

La Conservazione Digitale, è analoga alla precedente ma fa riferimento a documenti non già analogici (cartacei) ma “nativamente digitali”, ovvero a documenti non materializzati. Un esempio di documento nativamente digitale è la Fattura Elettronica PA.

In ogni caso, che si tratti di documenti originariamente cartacei o nativamente digitali, oggi è possibile archiviare e conservare su supporto informatico qualunque tipo di documento, sia esso di natura fiscale, amministrativa, sanitaria, etc., eliminando il cartaceo o non producendo alcun cartaceo nel caso dei documenti nativamente digitali. La normativa di riferimento in merito è disponibile qui.

Arancia-ICT offre ai propri clienti soluzioni sia standardizzate che “su misura”, in funzione delle dimensioni e delle esigenze del Cliente.

La soluzione di conservazione documentale a norma, standardizzata semplice ed economica, in cloud, si chiama Conservazione No Problem ed è ampiamente descritta a questo indirizzo.

Soluzioni personalizzate, in house, possono essere predisposte in base ai requisiti del Cliente attraverso una suite modulare, denominata Hatimatic, per l’archiviazione e la conservazione sostitutiva e digitale di tutti i documenti trattati in azienda.

Il processo di Conservazione dei documenti può essere realizzato con diverse metodologie:

  1. Conservazione in house;
  2. Conservazione in outsourcing di base;
  3. Conservazione in full outsourcing.

Per ciascuna metodologia Arancia-ICT ha definito una specifica offerta il cui costo viene fornito a preventivo in base ad una preliminare definizione dei requisiti (check-up).

Conservazione in house

Per le imprese di piccole-medie dimensioni o comunque con esigenze che definiamo “standard”, Arancia-ICT propone la fornitura di una soluzione “all in one” denominata Hatimatic Box composta da hardware, software e servizi.

Hatimatic Box è la soluzione in house della suite Hatimatic per ottenere una conservazione sostitutiva semplice, sicura e low-cost, che consenta di eliminare gli archivi cartacei (di tipo fiscale e non), ottemperando a tutti gli obblighi di legge.

Per le imprese con particolari esigenze Arancia-ICT propone invece la realizzazione di un progetto “personalizzato” per la definizione di un processo integrato di gestione documentale e conservazione sostitutiva. L’intervento “personalizzato” comprende:

  • check-up gratuito per la definizione dei tempi e dei costi di progetto;
  • analisi di fattibilità e progettazione esecutiva;
  • integrazione della conservazione digitale con i sistemi informatici aziendali in uso;
  • realizzazione del progetto, eventuale fornitura di prodotti hardware e software, e di servizi di formazione e assistenza all’avviamento;
  • manutenzione e assistenza nel tempo.

Conservazione in outsourcing di base

Con questo sistema, simile alla Conservazione in house standard o personalizzata, il Responsabile della Conservazione diventa Arancia-ICT, ma i documenti digitali rimangono presso il Cliente. Arancia-ICT svolge dunque tutte quelle attività connesse alla conservazione dai propri uffici, attraverso collegamenti telematici e strumenti di tele-lavoro, lasciando massima operatività gestionale al cliente.

In tal modo l’impatto per il cliente è estremamente ridotto:

  • definire una-tantum l’alberatura delle cartelle-archivio e impostare i permessi di accesso per i vari utilizzatori;
  • configurare una-tantum lo speciale dispositivo di stampa fornito per l’interfaccia con HATIMATIC-PS (Print Server Virtuale);
  • stampare virtualmente i documenti che si vogliono sottoporre a conservazione sostitutiva usando la speciale stampante Hatimatic.

Il sistema provvede a memorizzare automaticamente i documenti e le relative chiavi di ricerca nella particolare “cartella” configurata inizialmente. La stessa cartella periodicamente viene sottoposta ai dettami della conservazione a norma (calcolo impronte, marca e firma digitale), con trasferimento delle impronte sul server di Arancia-ICT.

In base alla tipologia di documento e al relativo contratto di servizio, il Responsabile della Conservazione di Arancia-ICT provvede a tutti gli adempimenti di legge: creazione pacchetto di archiviazione, marca temporale, firma digitale,etc..

Conservazione in full outsourcing

Questo tipo di approccio prevede l’invio dei documenti cartacei da parte del cliente ad Arancia-ICT, che provvederà a rendere telematicamente disponibile l’immagine digitale degli stessi, effettuando anche la Conservazione sostitutiva.

Per maggiori dettagli sull’offerta commerciale e sulle caratteristiche tecniche di Hatimatic contattateci telefonicamente oppure compilate il modulo sottostante e verrete richiamati entro 2 giorni lavorativi.

 

Arancia-ICT è la sede Territoriale ANORC di Palermo e rappresenta un interlocutore privilegiato per analizzare ed affrontare queste tematiche.

Prodotti e servizi per la gestione documentale e la conservazione sostitutiva sono conformi ai requisiti di legge, costantemente monitorati e verificati secondo le direttive AgID.

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